远程办公第一周,你高效了吗 ?| 九合分享

九合说 ”年后开工第一周,全民迎来远程协同办公时代。
远程办公源于上世纪 80 年代的 IBM,这种基于网络技术而诞生的新型组织形态,解决了跨区域的场景问题,而此次突发的疫情成为中国远程办公的催化剂。2 月 3 日当天,爆满的远程办公用户一度挤崩了钉钉和企业微信的服务器
远程办公司协同软件主要分为沟通 IM、文档协作、视频会议、任务管理四个类别,多为单品能力突出,怎样集成协同是个问题。因此,管理和沟通效率,成为远程办公的两大难点。
在延期返工的状态下,对于企业管理者而言,与防范疫情同等重要的挑战是如何利用远程协作工具实现高效在家办公。希望这份远程办公指南能让你对远程办公的管理、效率和工具都有更多的理解。

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建立远程办公的合理框架和流程

远程是对管理和沟通效率的考验。从公司管理架构出发,建立有效的沟通和反馈机制是解决问题的关键。 创业者和公司 CEO做好方向把控者和流程监督者的角色。CEO 要保证跟进覆盖全公司所有的业务模块,在保证全面完善的协同体系的基础上,跟进关键项目。

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定规则

定制一份临时的员工手册非常必要。远程办公期间,规则的建立和执行对于效率的保障是至关重要的。具体规则可以从如下几个方面考虑:

公司内部、各部门之间的协同机制,便于信息同步;项目运转过程中的信息传递机制,确定项目负责人和关键联系人;沟通回复时间和每天远程办公的团队协同时间(上班、下班、午休等);汇报和需求申请的流程等。

给目标

目标明确,效率才能提升。根据公司的年度发展目标,给出疫情时期的具体目标,指引工作的开展。目标要清晰、量化、有时限、可追踪,并具备一定的灵活性。

拆任务

目标确定之后,为确保信息的准确下达、保证目标的完成,必须清晰的定义出问题并拆解人物,将目标、各级任务、具体事项落实到具体的人。

这是保证工作效率和工作目标达成的关键,首先是对目标的正确理解,才能捕捉到核心问题并进行正确定义。例如同样是整体利润提高 30%,各业务区块、销售部、研发部门等之间如何协同,充分考验管理层的全局观。

其次,在明确目标及核心问题后,根据业务板块或者部门性质,对其进行任务拆解并给出关键指标 OKR。中层管理者起到承上启下的作用,不仅要保证关键信息的准确传递,还要向更深的维度扩展和细化。

第三,将每个细项的责任分配到具体的人员是保证管理和沟通高效的最后一步。

定计划

根据目标和任务制定明确而又详细的工作计划,协同人力、物力和财力,保证团队工作的节奏和推进。

*稳军心

在特殊时期更要注重员工工作状态与工作心理的了解,及时跟进,耐心沟通。远程办公时期,只有军心稳定且积极,有凝聚力,对于工作效果才更有保障。保证员工高效完成工作,更多考验的是中下层管理者对目标和任务的掌握能力、管理能力及企业自身的文化驱动力。**
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2

构建远程办公的工作氛围

由于远程办公不同于传统的工作模式,在新的模式下需要帮助员工建立自我管理的习惯,建立高效的工作氛围。其中,机制是建立工作氛围、保证效率和沟通的保障。
在远程办公的环境下,对时间及节点进行统一规划是帮助员工建立自我管理的第一步。也就是统一员工工作时间、例会及工作汇报的时间点。
沟通和汇报机制。规定性的沟通与汇报形式,在远程办公期间尤为重要,如日报、周报、例会、周会等。特别是每日例会是最有效的沟通方式,也能增强远程办公环境中的团队凝聚力。例会、项目进度以及工作日报、周报、月报可以借助远程工具软件进行透明有效的管理,以及通过其他有效机制对员工的工作进行合理监督。
增强工作的仪式感也是集体远程工作场景必不可少的。线上会议可以快速协调部门及项目之间的业务进度,也可提升也有提高远程办公期间的员工重视度与团队凝聚力的作用。远程办公对于会议效率的要求更高,会议要有目标、有纪要、有结论。

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选择高效、稳定且优质的远程协同工具

在 有了原则和框架的前提下,如何选择适合的远程工具?这里提供几个要点供参考: 要点一,明确的权限分组体系。在保证高效协作的前提下,对信息进行适当的分流及保密,贴合公司日常的组织架构及业务需要。 要点二,选择可调整的模块化办公模版。目前比较常见的远程工具以单一功能居多,但是同时使用多个工具,容易造成信息重叠。选择一些可调整的模板,可以更加贴合需求,使工作流程更加顺畅高效。 要点三,专业领域选择专业工具。在一些特定的领域,要使用这个领域专业的远程办公和协同软件。在技术和专业愈发细分化发展的时代,对工具的对口要求也愈发严格。 要点四,技术稳定性及数据安全。技术成熟的工具软件需要保证使用的稳定性,特别是远程多人协作情况下,服务器和系统的稳定才能够支撑流畅的使用感。同时,企业的数据安全也是重中之重。 另外,可以结合使用场景将工作内容和流程进行分析,哪些流程更适合全程工具化,哪些不能删减人为的沟通因素,要谨慎的进行评估。工具是为人、为事情服务。 在对的节点,使用对的工具

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远程办公的思维与原则

相对于传统办公模式,远程协作办公更需要强调管理和沟通的高效率。在这一目标的引导下,简单、高效、适合是远程办公的执行原则。 简单:强调流程的清晰度和流畅度。一些企业在远程办公的模式中容易陷入形而上的泥沼中本末倒置,将远程办公的流程设置的过于繁冗,造成信息重叠或无形中增加了时间成本。 高效:如何更直接有效的完成目标 , 同时建立可持续优化的机制,是企业高效的表现。目标的制定以及对目标的理解和拆分,对各个管理层提出了挑战。而在不断接近目标的过程中,对整个系统和机制的优化,保证了远程办公的可行性。

适合:在实施远程办公的期间,企业需要将自身文化与远程办公文化进行融合,建立和强化企业愿景驱动力,同时选择合适的远程办公流程、方式方法、工具,才能真正享受到远程办公的利好。

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[工匠社](https://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzAwNzA5Mjg1Ng==&mid=2649477967&idx=1&sn=e6b735c8a41217543f4740318145c677&chksm=831c1c58b46b954e15d95eca56619e81cc67a25f6e20c953175ef87221ca2375ee816afb38da&token=1519654458&lang=zh_CN&scene=21#wechat_redirect) |[GONA](https://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzAwNzA5Mjg1Ng==&mid=2649478127&idx=1&sn=5d7be408c1ff77e9efd02eb7297a432e&chksm=831c1cf8b46b95ee7a8f2562e4b99bea9d08fd674993ec0440d4e748834643483aae9e67f9b9&token=1519654458&lang=zh_CN&scene=21#wechat_redirect) | [所问数据](http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzAwNzA5Mjg1Ng==&mid=2649476377&idx=1&sn=d569144abb163dd4dde48a6450f57337&scene=21#wechat_redirect) |  [棕榈大道 ](http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MzAwNzA5Mjg1Ng==&mid=2649476552&idx=1&sn=0d64091f7db8496451ea879958d4b83e&chksm=831c02dfb46b8bc991a7f256f61f44f8e432e9658d5d847670f9dea3d5b04b434007baaf801d&scene=21#wechat_redirect) | 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九合创投成立于 2011 年,由前“百度七剑客”之一王啸创立。作为国内领先的早期风投公司之一,我们以智能互联网为中心,专注助力产业升级,投资方向涵盖人工智能、企业服务、消费升级、泛娱乐等。目前,九合管理着 4 支基金,总投资额近 20 亿元人民币,已投资 200 多家早期初创公司,投资轮次涉及天使轮、Pre-A 及 A 轮。

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科技升级类**:**自动驾驶技术研发商**Momenta**,影像辅助诊断 AI 医疗平台**Airdoc**,人工智能公司**彩云天气**,无人机物流技术公司**迅蚁科技**,主动降噪静音方案提供商**安声科技**,企业级云计算服务商**青云 QingCloud**,物联网安全整体解决方案**青莲云**,人工智能客服公司**晓多科技,**深度学习整体解决方案提供商**一流科技**        企业服务类 :创业生态服务平台**36 氪**,企业员工餐综合解决方案提供商**美餐** ,互联网人力服务平台**51 社保**,可多人实时协作的云端 Office **石墨文档**,企业用户预测 SaaS 平台**探迹科技**,AI 人工智能数据服务提供商**龙猫数据****产业升级类     :**专业的 MRO 工业用品分销采购平台**工品汇**,大数据驱动餐饮定制平台**六膳门**,智慧楼宇解决方案提供商**耘申 DFoucs**,下沉市场汽车新零售平台**车集**,智能制造领域原材料配方优化方案提供商**信传信息**,新车 B2B 交易平台**牛牛汽车**,农业种植业保险服务商**一米农业****消费社交类 :**中文最大的家庭美食分享社区**下厨房**,新媒体影视内容出品发行平台**新片场**,二手市场电商平台**红布林**,宠物用品订阅制电商**MollyBox 魔力猫盒**,移动能源共享平台**来电**,智能无人便利售货终端**在楼下**,私人仓储服务企业**考拉迷你仓**,竞技机器人研发商**工匠社**,家居分享社交平台**好好住**,文化创意家居品牌**吱音**,同城送药 O2O**快方送药**,手机相机软件**黄油相机**,短视频 Vlog 剪辑应用**VUE,**Gif 搜索引擎**闪萌**

九合站在科技与人文的十字路口,着眼未来,脑冷心热,信奉「做有价值的事情,商业价值便会随之而来」。我们致力于做投资圈中的价值极客,期待与更多优秀的创业者长久合作。

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