微软高管谈微软远程办公思考与实践,值得每个企业看看

微软高管谈微软远程办公思考与实践,值得每个企业看看作者 | Aholiab 出品 | CSDN (ID:CSDNnews)

新型冠状病毒肺炎在庚子鼠年伊始就牵动着无数国人的心,为阻肺炎传播,各地政府建议市民尽量减少外出,避免感染。各大公司也纷纷响应,号召员工在家远程办公。

一方面,挤惯了早晚高峰的上班族突然解放可谓是「状况百出」,说好的远程办公变成了「大型云办公车祸现场」;另一方面,各大公司面对突如其来的远程办公场景也是抓耳挠腮,如何保证团队在远程协作中的效率和质量?给各大决策者和 HR 出了难题。

微软是较早实行远程办公的企业之一,作为跨国公司,微软的员工不仅上下班不打卡,而且还需要与全球各地的同事进行协同。不仅如此,微软在产品体系中,也是较早考虑远程办公场景的公司之一。早在 2000 年,微软就推出了 SharePoint Team Service 作为远程协作工具。当时它包含在 Office System 产品套件中,后来逐渐演变成了 SharePoint Server,为企业团队提供协作能力。随后又逐渐推出 Microsoft Office Communication Server、Lync Server、Skype for Business、Microsoft Teams 等产品,为企业提供远程办公服务。

不久前,CSDN 采访了 base 在上海的微软大中华区现代化办公产品部总经理郑弘亦(Lily Zheng,以下简称「Lily」)。Lily 拥有 10 年以上的远程办公经验,是微软中国最早开始远程办公的高管之一,她在微软工作了整整 20 年,其中 10 年都是远程办公的状态。

关于远程办公,Lily 给出了很多真知灼见,包含了她远程办公十年来的思考,并且对于企业常见的问题基于了回答。

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微软大中华区现代化办公产品部总经理郑弘亦(Lily Zheng)

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「北漂」的上海人

Lily 是上海人,加入微软整整 20 年。谈到以往的经历 Lily 说:「早年微软不支持远程办公,自己这个上海人被迫做了多年的「北漂」」。但随着微软协同办公技术和产品的不断成熟,远程办公成为了可能。如今的微软不仅取消了固定的工位,员工不再需要时时刻刻坐在固定的位置上办公了。

谈到最初远程办公的原因,Lily 说主要是两个女儿到了上学的年级。北京的小学是 6 年制,上海是 5 年制。两边课程无法相融和衔接,所以只能选一个城市。最终她艰难的选择了上海。用她的话说「异地恋还会导致隔阂是吧,所以远程办公还真不是个小话题。

现在 Lily 早已适应了远程办公的模式,她不仅要与分布在北京、上海、台湾、香港的核心团队进行沟通,还要与美国总部和散布在全国各地的合作伙伴和客户一起紧密沟通。此外,每周她都会保证与每一位下属的交流时间。她会提前计划好沟通的时间和内容,用 OneNote 写好一页沟通计划,接着通过 Microsoft Teams 实现一对一、团队电话会议、和线下等各种形式交流。

这样的模式下,Lily 再也不用常驻外地,也不用再频繁出差,而是可以在上海就做到与团队的高效沟通,还能安心照顾两个已经上学的孩子。

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远程办公利与弊

说起远程办公,不免有一些声音质疑这样的模式能保证工作质量吗?员工的主观能动性如何保证?如何高效协同?等等。但不可否认,远程办公还是有很多不可替代的优势的。在 Lily 看来,远程办公的优势主要包括以下 4 个方面。

1、不受时间限制,也就是员工对于业务流程和需求的及时响应。其实很多企业现在的业务处理方式已经不再仅仅局限在 8 小时的工作时间,如果遇到紧急、突发事件,及时响应是对业务生命线的一个最大保障,不会贻误战机。

2、不受空间限制,非常多的企业很早就在探索 BYOD 的办公理念,这也是远程办公的基础模式。企业希望每一位办公人员,都可以借助自己的设备,例如手机、平板,甚至家庭电脑等每一块智能的屏幕,都可以安全地接入到企业的办公平台中处理业务流程。而不是将所有的业务处理都仅仅局限在企业配备的办公电脑上、局限在办公区的工位上。打破传统的办公空间,不仅仅是让办公人员更灵活、更高效地交付成果,而且还可以让企业看到更广阔的业务拓展空间。

3、节省成本,这里所说的成本不是单一成本,而是远程办公为企业带来的整体影响。不管是大企业还是中小微企业,成本控制都是业务运营过程中的重要考虑因素。采用远程办公的模式,你会发现像通勤成本、办公场地租赁成本、办公保障成本,甚至时间成本等等都会明显下降,这也是远程办公为企业带来的直观影响。我们拿微软来举一个例子,微软和很多企业一样,鼓励员工远程办公,所以你可以看到我们是不固定员工工位的,而且办公工位比员工的实际数量要小很多。业务目标没有变化,工作量不会减少,剩下的其实就是企业所节省的成本。

4、知识沉淀,这是一个非常隐性的远程办公优势,往往会被忽略,但随着远程办公的时间累积,你就会发现越来越多的知识潜移默化地沉淀在企业、团队和业务流程中,这对企业而言是非常宝贵的资源。在任何企业运营的持续推进过程中,不管是成功的经验,还是失败的教训,都应该能够做到知识沉淀和知识传承,而远程办公则让这一期望变成了现实。特别简单的一个例子,远程办公一定需要团队成员之间的彼此分享,由此就创建了团队虚拟的办公空间用于管理和分享知识,所有这些虚拟的办公空间连接起来,就形成了企业庞大的知识库,企业的知识就是这样逐步积累下来的。

但不可否认,远程办公也存在一些挑战,首先就体现在「远程办公」四个字上。 「远」,你所选择的远程办公模式是否能够覆盖所有涉及的办公人员和相关业务,这是非常关键的。一层楼的跨部门办公、不同的办公区、不同的办公城市,甚至不同的办公国家,这是一个距离的覆盖。如果你不能覆盖到所有的业务区域,远程办公就变成纸上谈兵了。

「程」,是指任何位置连接企业业务的通路。我们谈远程办公,必然思考这个通路有吗。这个通路是否真的可以保障办公人员随时、随地、借助自己的设备接入到企业的业务流程。任何一个环节通路的中断,势必为远程办公模式带来致命的尴尬。

「办公」,所有不同地域的办公人员通过通路连接进来了,那么推动业务运转的工具是什么?远程办公平台工具的选择,决定了远程办公模式的成败。

第二个挑战,是企业和员工对于远程办公模式的接受度。远程办公的优势明显,但也有企业担心远程模式会不会带来其他的不利影响,其实这属于企业文化的范畴。我们知道,并不是所有的企业或岗位适合远程办公,例如生产线的车间,你让工人远离机床实现远程操控,目前还不是非常现实。

第三个挑战是企业信息安全。在传统办公模式下,企业的所有应用、信息和数据都保存在企业传统、封闭的 IT 基础环境中;而远程办公模式的出现,势必会带来企业信息的存储位置发生变化、企业信息安全的边界也随之扩展。这是非常多的企业所担心的,没有人希望企业的业务信息和数据在远程的路上“裸奔”。

针对这些问题,微软也提供了相关的工具和服务。例如 Microsoft 365,它的数据中心几乎覆盖了全球所有重要国家,可以解决地域「远」的问题。而它的数据防泄漏、机密信息加密、钓鱼邮件恶意攻击检测和防护、重要信息保留等技术则可以保证企业数据的安全。

针对大众所普遍关心的「远程办公工作效率会下降吗?」的疑问,Lily 也通过微软日本公司的例子进行了解答。从 2019 年 8 月开始,微软日本公司面向 2300 名正式员工试行“上四天休三天”的新工作制度。这个消息推出后,很多企业、包括我们(指其他地区的微软员工)除了羡慕之外,也提出了相同的质疑——这样的工作制度是否能够保证效率和交付呢?

但结果却出乎意料,结果显示显示试行新工作制度之后,“劳动生产率”(即雇员人数 / 月销售额)与之前相比提高了 39.9%。从这个案例不难看出,远程办公是一个大趋势,每一个企业都应该做好准备来接受这种现代化的工作模式。

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稳定性、安全性、可管理性,是企业选择远程办公工具的关键

在谈到对在疫情期间不得不采用远程办公的企业的建议时。Lily 认为,对于企业而言,在选择远程协同办公产品和解决方案的时候,最关注的是产品的稳定性、安全性、可管理性。

比如远程协作平台是否会出现卡顿和延时;远程办公系统部署之后,是否会被病毒和木马困扰;多种远程办公工具的管理是否高效,如会议、文件存储、邮件、IM 工具等。这些都需要企业评估不同的产品之后做出选择。

此外,Lily 也给出了一些她的个人心得,包括:

1、以结果为导向,目标细化到各个维度,完成情况清晰的实时显示;

2、尊重他人的沟通习惯,对方是喜欢邮件沟通,还是 IM 工具沟通,亦或是视频 / 语音沟通,尊重才能最高效的与对方沟通;

3、团建活动不可少,Lily 会每个月都去北京与核心团队坐在一起工作一段时间,增进一下感情;此外也会通过开工动员大会、家庭日、团队至少半年一次的团建活动、每季度一次庆祝和季度业务回顾后的吃饭、唱歌、打牌等活动拉进彼此的距离。

4、引入新工具,保持创造力。

新冠肺炎对国家试一次战役,而在疫情之下的远程办公对于企业来说也是一次战役。随着团队协同工具和平台的发展,远程办公在技术上已不存在任何苦难。但如何运用远程办公持续激励员工,完成应有的业务成就,是每个企业需要思考的内容。

但无论如何,远程办公的普及只会离你我越来越近,问题是,你准备好了吗?

微软高管谈微软远程办公思考与实践,值得每个企业看看微软远程办公工具史话

微软的远程办公工具历史是从「生产力工具」开始的,微软创始人比尔·盖茨在微软创世之处的梦想是希望每个人的桌面上都有一台电脑。这个梦想推动了生产力。

其实在微软体系中,「生产力工具」也是个很宽泛的说法。今天我们比较熟悉的 Windows、Office、Visio、Project,甚至基于业务的 Dynamics,对于企业而言都属于「生产力工具」的范畴,因为这些工具的出现和广泛使用都极大地推动了生产力的提升。

但大部分用户提到微软的生产力工具,往往都会聚焦在 Microsoft Office 上。第一个 Windows 版本的 Office 诞生于 1990 年 11 月,到现在已经有近 30 年的历史了。如果你看到 Office 1.0 的界面,或许还会有一些似曾相识的感觉,你可以想象到这款工具在那个年代对于生产力提升的意义。

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而微软的团队协作产品,要追溯到 2000 年的 SharePoint Team Service,它当时只是一个服务包含在 Office System 产品套件中,源于微软内部研发团队自己使用的协作技术。逐渐演变为企业级的 SharePoint Server,为企业构建应用门户,为团队提供协作能力,为业务提供流程处理能力,并可以聚合企业中的其他应用和数据,在国内有非常多的企业在采用 SharePoint 技术打造远程办公的门户支撑平台。

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SharePoint Team Service 早期图片

在 2005 年推出了 Microsoft Office Communication Server 迎合了那个时代的需求,为企业提供移动办公能力、及时沟通能力、远程会议能力,而统一沟通的办公理念,也是在那时率先提出的。然后历经 Lync Server、Skype for Business,通过「智能沟通」的理念为企业提供服务。

随着云时代的到来,微软不仅为企业提供部署私有环境的远程办公产品,而且还将新型的办公模式通过 SaaS 模式提供给所有企业客户,像现在已经被企业用户熟知的 Exchange Online、SharePoint Online 都已经包含在 Microsoft 365 云办公服务套件中。

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【End】

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